Motivierte Mitarbeiter in Hotellerie und Gastronomie

Nie war sie so wertvoll wie heute, die Motivation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Hotels, den Pensionen, den Restaurants, Gaststätten und Ausflugsgaststätten des Oberallgäus. Gerade in Zeiten von Mundschutz, Hygienevorschriften und daraus resultierenden körperlichen wie psychischen Mehrbelastungen ist die Motivation ohnehin ernsthaft in Gefahr. Durch das Mitarbeiterengagement stärken Unternehmen aber ihre Wettbewerbsfähigkeit. Der Schlüssel zum Erhalt und damit zum Erfolg liegt in angemessener Bezahlung einerseits und der flexiblen Organisation der Arbeitszeiten andererseits. Hierfür sind intelligente Planungsprozesse gefordert, um mit flexibler, verlässlicher Einsatzplanung die Mitarbeitermotivation zu stärken und langfristig zu sichern. Nur dadurch kann den Angestellten die richtige Balance zwischen Beruf und Freizeit geboten werden und dies ist unbedingt als eine der komplexeren Managementaufgaben zu sehen.

Personaleinsatzplanung

Die Schicht- und Dienstplanung sind Teilbereiche der Personaleinsatzplanung (PEP). Um den erforderlichen Grad an Flexibilität zu erreichen, gestalten Unternehmen die Arbeitsorganisation neu. Flexibilität der Planungsprozesse bietet Unternehmen den sicheren Betrieb, besseres Arbeitsklima und die notwendige Zufriedenheit der Gäste.

Die Betriebssituation sowie die persönliche Situation und dienstliche Verfügbarkeit der Mitarbeiter können sich ändern. Plötzliche Ausfälle des Personals und kurzfristige Schwankungen des Personalbedarfs durch saisonale und wetterbedingte Einflüsse verkomplizieren den Planungsprozess zusätzlich. Für die Schichtplanung und Kommunikation mit den Mitarbeitern kommen Intranet-Plattformen, mobile Kommunikationsdienste und soziale Netzwerke zum Einsatz. Moderne Schichtplaner-Software wie auf ed-portal.de nutzt neue Medien, Internettechnologien, mobile Anwendungen und findet Akzeptanz im Unternehmensmanagement und bei den Mitarbeitern.

In der Regel liegt die Schichtplanung im Aufgabenbereich des Personaldisponenten. Der Schichtplaner stimmt die Betriebszeiten und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter aufeinander ab und stellt einen Dienstplan fristgemäß auf, mit dem die betrieblichen und sozialen Anforderungen unter den geltenden Rahmenbedingungen - gesetzlichen Regelungen, Betriebs-/Qualifikationsanforderungen, Verfügbarkeit des Personals - optimal erfüllt sind.

Flexible Schicht-/Personaleinsatzplanung in der Hotellerie und Gastronomie benötigt anforderungsgerechte Deckung des Personalbedarfs. Vor der Personaldisposition wird der Personalbedarf ermittelt, um festzustellen, welches Personal (Ausbildung, Qualifikation, Erfahrung) für welche Einsatzstellen und in welchem Zeitraum erforderlich ist. Im Planungsprozess werden die Interessen des Betriebs und der Mitarbeiter berücksichtigt.

Speziell in der Ausflugsgastronomie, in Betrieben wie dem Berggasthof Oytal oder der Gastronmie am Freibergsee bei Oberstdorf ist der tatsächliche Bedarf aber stark von Witterungseinflüssen abhängig, welche sich teilweise stündlich ändern können. Gutes Wetter bedeutet viel Betrieb, schlechtes Wetter wenig bis keinen Betrieb und wenn's in der Früh nach Regen aussieht, kann am Mittag durchaus die Sonne scheinen und umgekehrt. Hier ist schnelles Handeln und ein zuverlässiges Werkzeug zur Einsatzplanung gefragt, welches auch für solche Situation die richtigen Möglichkeiten bietet.

Flexible Arbeitsformen und flexible Schichtplanung

Im Unterschied zu einer festen Schichtplanung, bei der die Einsätze ohne Rücksicht auf persönliche Situation und sich verändernde Auslastung eingeplant werden kann, erfordert flexible Schichtplanung interaktive Zusammenarbeit des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers. Die Notwendigkeit an verschiedenen flexiblen Arbeitsformen entsteht durch dynamische Veränderungen der Personal-, Wettbewerbs- und Nachfragesituation. Angesichts der steigenden Anforderungen, beschränkten Ressourcen und Sparmaßnahmen kommen neue Methoden der Schichtplanung zum Einsatz, die solche Flexibilisierung ermöglichen.

In zahlreichen Hotels und Gaststätten, wie beispielsweise dem Hotel Tanneck in Fischen, dem Hotel Traube oder der Traditionsgaststätte Wilde Männle in der Fremdenverkehrsmetropole Oberstdorf, haben sich solche Organisationmethoden längst etabliert und sind aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Flexible Arbeitsformen sind folglich auf dem Vormarsch und haben sich in den größeren und zeitgemäß geführten Betrieben der Hotellerie und Gastronomie des Oberallgäus bereits durchgesetzt.

Sie erfordern flache Organisationsstrukturen, kurze Entscheidungswege und flexible Schichtplanung. In der Praxis bilden sich einzelne Mitarbeiter zu homogenen Mitarbeitergruppen, so dass die Gruppierung in Schichten vorgegeben wird. Trotz der Flexibilität soll die Schichtarbeit mit einem Arbeitsrhythmus vereinbar sein. Die Einhaltung der erwarteten Dienstleistungsqualität und Vermeidung von Überlastsituationen sind die Hauptherausforderungen einer flexiblen Schichtplanung.

Softwarelösungen

Die Schicht-/Personaleinsatzplanung kann professionell und komfortabel mit cloudbasierten Lösungen realisiert werden. Diese Lösungen ermöglichen eine optimale Zuweisung der verfügbaren Mitarbeiter auf die Einsatzstellen/Schichten. Eine moderne Schichtplanung gewährleistet nicht nur die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in jeder Schicht, sondern berücksichtigt auch Wünsche der Mitarbeiter bei Zusammenstellung der Arbeitsschichten. Dadurch werden die Qualitätsanforderungen und Serviceorientierung des Betriebes mit der Verfügbarkeit und den Wünschen der Mitarbeiter in Einklang gebracht. In Hotelbetrieben wie

Mehrere Bedingungen, die sich aus arbeitsrechtlichen Vorgaben und individuellen Arbeitsverträgen ergeben, sind im Planungsprozess zu beachten. Auch persönliche Situationen der Mitarbeiter sind zu berücksichtigen. Hat das Unternehmen verschiedene Verträge mit unterschiedlichen Arbeitsbedingungen abgeschlossen, so steht man vor einem Entscheidungsproblem von hoher Komplexität. Bei solchen Problemen hilft die Planungssoftware, einen optimalen Schichtplan unter Beachtung aller Anforderungen und Bedingungen zu bilden.

Softwarelösungen erstellen einen Schichtplan in mehreren Iterationen. Im ersten Schritt werden die Kapazitätseinsätze analysiert und die bestimmte Zahl an Mitarbeitern wird gefunden, die für einen bestimmten Schichttyp vorgesehen sind. Im zweiten Schritt werden konkrete Mitarbeiter den einzelnen Schichttypen zugewiesen. In weiteren Schritten werden die Einsatzvarianten miteinander verglichen und die beste Wahl wird getroffen. Im Anschluss ergibt sich der individuelle Einsatz.

Computergestützte Schichtplanung mit geeigneten Softwareprogrammen ist eine wichtige Komponente des Personalmanagementsystems und stellt die technische Voraussetzung für eine optimale Betriebsorganisation.

Fazit

Die Aufgabe der Schichteinsatzplanung besteht darin, den einzelnen Mitarbeitern derart Schichten zuzuweisen, mit denen der Einsatz dem Personalbedarf des Betriebes entspricht, die Präferenzen der Mitarbeiter möglichst berücksichtigt und die Einsatzkosten minimiert werden. Eine intelligente leistungsfähige Software zur Planung der Schichtarbeit ist unumgänglich, wenn komplexe Verbundwirkungen zwischen den Arbeitseinsätzen bestehen, die spezifischen Qualifikationen zu beachten sind und eine ganze Reihe von Kriterien, Aspekten, Anforderungen und Rahmenbedingungen geprüft und im Schichtplan erfüllt werden müssen. Solche Planungsaufgaben sind nur mit einer modernen spezialisierten Software zu bewältigen, die die branchenspezifischen Anforderungen der Hotellerie und Gastronomie kennt und in jeder Situation die beste Einsatzlösung findet.